Optimér dine ledergruppemøder med denne simple procentmodel
Ved at anvende denne procentmodel kan du tage kontrol over de vigtige ledergruppemøder og skabe et miljø præget af engagement, innovation og samarbejde. Implementer denne tilgang i dine ledergruppemøder allerede fra næste møde.
Af Lars Hovgaard, konsulent i forretnings- og organisationsudvikling
Overalt i det danske erhvervsliv støder jeg på en spøjs gentagelse: Månedlige ledergruppemøder, der ærligt talt er det rene tidsspilde!
De følger den samme kedelige skabelon, der ikke synes gennemtænkt eller udfordret. Dagsordenen er ofte same procedure as last year, økonomirapporteringen er for detaljeret, og diskussionerne mangler klare mål og styring.
Kan du genkende den let metaltrætte måde at afvikle de faste møder hos jer?
Så overvej at gå over til denne simpel procentmodel for en ny mødeindretning, der giver plads til både drift og udvikling:
20 % fokus på drift: Forlad driftsjunglen med et pre-read
Hvorfor bruge værdifuld mødetid på at diskutere statistikker og nøgletal, der måske allerede er til rådighed? Lad os være ærlige - det er ikke den mest effektive måde at tilbringe et par timer i kloge hoveders selskab.
Før hvert møde kan I med fordel bruge et pre-read i stedet.
Det er en smart skabelon, hvor hver mødedeltager kommenterer de nøgletal, hvor der er store afvigelser, samt skriver sidste nyt fra deres forretningsområde. Disse pre-reads samles og sendes ud til alle deltagerne inden mødet. På den måde kan alle dykke direkte ned i de interessante spørgsmål og perspektiver, uden at skulle bruge værdifuld mødetid på at genfortælle oplysninger.
Det sikrer mere effektive og fokuserede diskussioner under mødet.
75 % fokus på udvikling: Entusiasmen skal fylde rummet
Nu hvor I har frigjort en betydelig del af mødet fra driftsdetaljer, er det på tide at lade kreativiteten og udviklingen folde sig ud. Den største del af mødet bør afspejle virksomhedens overordnede retning og de konkrete udfordringer, I står over for.
Lad os sige, I har en spændende webshoplancering på vej. Giv salgschefen opgaven med at præsentere planen og vække entusiasme hos ledergruppen. Lad hende inddrage gruppen i en udviklende samtale, hvor alle kan bidrage med deres unikke perspektiver og erfaringer. Husk, at ledergruppen besidder en bred vifte af kompetencer, og det er vigtigt at udnytte denne mangfoldighed for at skabe ejerskab og engagement.
Måske kan I endda afholde mødet et sted uden for kontoret, måske hos en leverandør eller en vigtig kunde? At opleve virkeligheden på første hånd giver en ekstra dimension til arbejdet, der ikke kan erstattes af mavefornemmelser alene.
5 % dialog om fortællingen: Lad historien leve videre
Ledergruppemøder må ikke være isolerede begivenheder, der kun eksisterer i et mødelokale. Lad mødernes konklusioner og hovedbrud leve videre og påvirke hele organisationen.
Del pointerne og de vigtige erkendelser fra mødet med de øvrige medarbejdere, gerne uformelt og i forbifarten i kantinen eller på gangene.
Men! Det er vigtigt, at budskaberne ikke er tilfældige. I skal på mødet blive enige om, hvilke elementer I vil fremhæve og dele, så jeres fortælling opleves ensartet. På den måde skaber I et fællesskab, der avler tryghed og sammenhold i organisationen.
*
Lad mig opsummere:
For at optimere jeres ledergruppemøder og styrke ledelsen og organisationsudviklingen i virksomheden anbefaler jeg at følge denne simple procentmodel: Lad 20 % af mødet gå til drift og nødvendige opdateringer, 75 % til udvikling og strategiske tiltag og 5 % til at tale om hvad I bringer videre fra mødet.
Tip: Gem denne skabelon og brug den til jeres næste ledergruppemøde.
Husk, at effektive ledergruppemøder er afgørende for at styrke din virksomhed og lede den mod succes. Tag styringen over møderne for at skabe et inspirerende miljø, hvor udvikling trives.